Quelle est la procédure pour louer une salle dans les musées d’Espace pour la vie?
Voici la marche à suivre pour effectuer une réservation :
- Vous pouvez soumettre une demande de réservation en utilisant notre formulaire en ligne.
- Le service de location vous contactera afin de discuter des détails de votre événement et de la disponibilité de l’espace. Il sera possible de planifier une visite des lieux avant l’événement.
- La location est confirmée à la signature du contrat et au paiement du dépôt de 250 $. Le dépôt est non remboursable en cas d’annulation.
- Au plus tard 10 jours avant l'événement, il vous faudra acquitter le solde du paiement et fournir au service de location votre attestation d’assurance-responsabilité civile ainsi que les informations logistiques nécessaires à la finalisation de votre événement.
Quels sont les coûts de location?
Veuillez consulter les pages de chaque salle pour connaître les tarifs horaires.
Des frais supplémentaires pour certains services peuvent s’appliquer en fonction des espaces loués et des activités tenues. N’hésitez pas à contacter le service de location afin d’obtenir une soumission plus précise pour votre événement.
Des tarifs à la journée sont-ils disponibles?
Il n'y a pas de tarifs ou de rabais offerts pour des locations à la journée. Le tarif horaire s’applique peu importe la durée.
Est-ce qu’Espace pour la vie peut offrir un rabais sur le tarif de location?
Un rabais de 50% sur le tarif horaire est offert aux organismes à but non lucratif et aux services municipaux de la Ville de Montréal. Le rabais n’est pas applicable sur les frais de ressources humaines ou d’activités.
Quelles sont les durées minimale et maximale de location?
Toutes les locations se font pour une durée minimale de trois heures.
Il n’y a pas de durée maximale pour les locations. Toutefois, les activités locatives se terminent généralement pour minuit. Exceptionnellement, si la location devait se prolonger durant la nuit, un tarif d’une fois et demie (1 ½) le taux horaire de base s’applique après minuit.
Qu’est-ce qui est inclus dans le coût de location?
La location inclut l’accompagnement dans la planification de votre événement par le service de location ainsi que le mobilier disponible à Espace pour la vie, dont le détail est inscrit dans la fiche technique de chaque salle. Pour tout matériel supplémentaire, le locataire pourra faire affaire avec le fournisseur de son choix.
Quels sont les modes de paiement acceptés?
Le paiement peut être effectué par chèque ou par carte de crédit (Visa ou MasterCard), directement auprès du service de location.
Est-il nécessaire d’avoir une assurance pour faire une location?
Le locataire doit détenir une police d’assurance-responsabilité civile accordant une protection globale d’au moins un million de dollars pour les blessures corporelles et pour les dommages matériels découlant de son occupation des lieux, et dans laquelle la Ville de Montréal est désignée comme assurée additionnelle pour la durée de l’événement. Une attestation d’assurance devra être transmise au service de location au moins dix jours avant l’événement.
Un responsable d’Espace pour la vie sera-t-il présent pendant la location de salle pour nous appuyer?
Espace pour la vie assure la présence d’un.e préposé.e d’événement durant tout le temps d’occupation. Cette personne pourra répondre à vos questions et vos demandes en cours de location.
Est-il possible de consommer des boissons alcoolisées lors de la location?
Oui. Toutefois, un permis est requis pour servir ou vendre des boissons alcoolisées. Le locataire doit se procurer à ses frais un permis de réunion auprès de la Régie des alcools, des courses et des jeux, une fois qu’il a reçu l’autorisation préalable du service de location. Il est recommandé de faire cette demande au moins 15 jours avant la date de l'événement.
Y a-t-il un traiteur exclusif?
Non. Vous être libres d’engager le traiteur de votre choix. Il nous fera plaisir de vous faire des recommandations au besoin.
N’oubliez pas d’informer votre traiteur que nous n’avons pas de four dans nos installations. Le traiteur pourra utiliser des réchauds électriques ou sterno (non fournis). Il est interdit d’utiliser du propane dans nos musées.
Est-il possible d’engager une firme de sécurité pour l’événement?
Selon l’horaire et le nombre de convives présents à l’événement, la présence d’agents de sécurité peut être exigée, à vos frais. Notre fournisseur de services est GardaWorld et les agents sont spécifiquement formés pour encadrer votre événement selon les particularités de nos musées. Le service de location fera directement les démarches auprès du fournisseur en vue de votre événement. Si vous avez déjà une équipe de sécurité, elle pourra s’ajouter à notre équipe déjà en place, mais ne pourra pas la remplacer.
Y a-t-il du stationnement sur place?
Des espaces de stationnement sont disponibles à proximité de nos musées au coût de 12,50$/jour.
Pour le Jardin botanique : 4101, rue Sherbrooke Est (P1).
Pour le Biodôme et le Planétarium : 3000, rue Viau (P6).
Nos musées sont également accessibles en transport en commun.
Est-ce que les salles sont accessibles aux personnes à mobilité réduite?
Toutes nos salles de location sont accessibles aux personnes à mobilité réduite et des toilettes adaptées sont disponibles à proximité.
Est-il possible de fumer sur le site?
L’usage de la cigarette (incluant la cigarette électronique) est prohibé dans nos salles de location. Dans l’enceinte du Jardin botanique, des zones spécifiquement identifiées sont réservées à cette fin. Notez toutefois qu’il est strictement interdit de faire usage du cannabis sur le site en tout temps.
Y a-t-il un vestiaire?
Nous n’avons pas d’espace vestiaire dans nos musées. Toutefois, nous pouvons fournir des vestiaires roulants avec cintres pour votre événement, qui seront installés directement dans la salle de location.
Est-il possible de décorer la salle?
Oui. Vous pouvez apporter vos propres décorations, tant que celles-ci ne nuisent pas à la propreté ou la sécurité des lieux loués. Notamment, l'usage de chandelles, de confettis, de peinture, de neige artificielle, de ballons à l’hélium et de structures gonflables est interdit. Nous priorisons l’usage de gommette pour tout affichage sur nos murs.
Est-il possible d’avoir accès à la salle avant le début de la réservation pour faire l’installation ou la décoration?
Vous avez accès à la salle selon les heures précisées dans votre contrat. Le temps de montage et démontage nécessaire à votre événement doit être inclus dans la plage horaire de votre réservation.
Le traiteur pourra arriver une heure à l’avance pour commencer sa préparation dans un local annexe à la salle de location.
Quelles sont les conditions de rangement et de nettoyage de la salle après l’événement?
À l’heure de sortie spécifiée au contrat, le locataire doit quitter les lieux en emportant avec lui tout équipement lui appartenant, notamment, le mobilier, la vaisselle, la décoration et la nourriture restante, et doit laisser la salle dans un état jugé satisfaisant par le service de location. Après la location, Espace pour la vie se charge du nettoyage des lieux.
Veuillez noter qu’Espace pour la vie ne dispose que d’un entreposage limité et non sécurisé. Un arrangement doit être pris avec le service de location pour tout matériel à livrer ou entreposer en lien avec l’événement.