Le service Espace pour la vie de la Ville de Montréal (ci-après « Espace pour la vie ») regroupe le Biodôme, la Biosphère, le Jardin botanique, l’Insectarium et le Planétarium et forme ainsi le plus grand complexe en sciences de la nature au Canada; un important pôle de biodiversité actif et ouvert sur le monde, en milieu urbain. En plus de ses activités régulières, Espace pour la vie offre la possibilité de louer certaines de ses salles pour la tenue d’événements privés, dans un cadre inégalé à Montréal. Pensez à joindre votre location à la visite d’un de nos musées pour permettre à vos invité.e.s de vivre l’expérience Espace pour la vie et donner à votre événement un caractère unique.
Objectifs
La présente politique a pour but de préciser les conditions et procédures relatives à la location des salles d’Espace pour la vie. Elle permet de définir les critères d’admissibilité et les paramètres de location, d’établir clairement les droits et obligations des locataires et de s’assurer que la location des salles soit effectuée en toute conformité avec la vocation et la mission d’Espace pour la vie, tout en encourageant des pratiques de gestion responsables en lien avec le développement durable.
Critères d’admissibilité
Toute organisation, tant publique que privée, de même que tout individu de 18 ans et plus, peut effectuer une demande de location de salle pour la tenue d'événements ou d’activités privés ou corporatifs, respectant la présente politique. Dans le cadre de la présente politique, les événements ou activités privés ou corporatifs incluent des fêtes privées et corporatives, des conférences, des réunions, des formations, des cérémonies de remises de prix, des lancements, des cocktails, des banquets et des spectacles ainsi que tout autre événement ou activité de même nature.
La capacité d'accueil d’Espace pour la vie étant limitée, celle-ci ne peut donner une réponse favorable à toutes les demandes admissibles qu'elle reçoit.
La priorité pour la location des salles est accordée comme suit :
- Aux activités de programmation, d’éducation et de recherche d’Espace pour la vie;
- Aux organismes partenaires d’Espace pour la vie;
- Aux autres services de la Ville de Montréal;
- Aux organisations publiques ou privées œuvrant dans le milieu des sciences de la nature;
- À toutes les autres catégories d’utilisateurs.
Espace pour la vie refusera toute demande de location pour la tenue d’événements ou d’activités jugés incompatibles avec la vocation culturelle et scientifique ou la mission de l’organisation, notamment, sans être limitée par ce qui suit, toute demande de location pour la tenue des événements ou des activités suivants : les mariages civils et religieux, incluant toute réception à cet égard, les baptêmes, les funérailles ainsi que la célébration de cérémonies et de rituels religieux. À ce titre, l’événement ou l’activité projeté devra être présenté à Espace pour la vie dans le cadre d’une demande de location et cette dernière se réserve le droit de requérir toute précision qu’elle jugera nécessaire à cet égard.
Tout en reconnaissant à chacun.e le droit de disposer de la liberté d’exprimer son opinion dans un esprit de tolérance et de respect d’autrui, tous les individus, de même que toutes les organisations, tant publiques que privées, qui louent une salle d’Espace pour la vie s’engagent à respecter les principes de laïcité et de neutralité en matière idéologique et religieuse.
Toute personne ou toute organisation qui ne respecte pas l’une ou l’autre des conditions de location, incluant la présente politique, peut voir son contrat résilié sans délai et sans qu’elle ne puisse prétendre à quelque dommage que ce soit, et pourra, à la discrétion d’Espace pour la vie, être déclarée inadmissible à tout autre projet de location.
Tarifs de location
Les tarifs de location des salles respectent le règlement des tarifs de la Ville de Montréal en vigueur et sont affichés sur le site internet d’Espace pour la vie, onglet Location d’espaces. Une réduction de 50% est offerte aux organismes à but non lucratif et aux services de la Ville de Montréal sur le tarif de location.
Des frais additionnels (par exemple : stationnement, entretien, sécurité, autres ressources humaines) peuvent s’appliquer en fonction des espaces loués et des activités tenues. Il faut contacter le Service de location d’Espace pour la vie pour connaître les coûts exacts d’une location ainsi que les frais qui seront exigés en sus du coût de la location.
Disponibilités des salles
Les espaces locatifs d’Espace pour la vie sont des espaces publics, c’est-à-dire des lieux accessibles aux visiteur.euse.s et usager.ère.s pendant les heures d’ouverture. La disponibilité des salles varie selon la programmation en vigueur et la tenue d’événements privés se doit de respecter nos visiteur.euse.s et usager.ère.s, qui doivent avoir accès aux musées dans leur intégralité.
Les périodes de montage et de démontage nécessaires à la tenue d’événements doivent être validées auprès du Service de location. Espace pour la vie doit garantir au public régulier la remise en état des lieux en vue de l’ouverture prévue à 09h00 le matin. Cela inclut le démontage des aménagements des événements, le ménage requis par les équipes des musées et la remise en place du mobilier permanent selon les besoins. Les directives aux différents fournisseurs des événements doivent prendre en compte cette réalité. Sachez qu’Espace pour la vie ne dispose que d’un entreposage limité et non sécurisé; le Service de location doit donc être avisé de la nature du matériel livré et de la quantité d’objets à entreposer afin de trouver un arrangement.
Responsabilités des locataires
Les locataires s’engagent dans leur publicité à ne mentionner ni laisser croire, de quelque façon que ce soit, que l’activité qui aura lieu dans les espaces loués est une activité d’Espace pour la vie ou qu’elle est parrainée par Espace pour la vie si tel n’est pas le cas. Les locataires sont les seuls responsables de la promotion, de la vente de billets et de l’accueil du public lors de la tenue d’événements privés dans les salles d’Espace pour la vie.
Les locataires doivent désigner une personne responsable, laquelle sera chargée d’agir à titre d’intermédiaire tout au long du processus relié à l’utilisation des espaces locatifs, de fournir les coordonnées complètes de l’organisation et les informations nécessaires à la bonne planification de l’événement.
Les locataires dont la signature est apposée au contrat de location s’engagent expressément à informer tous les membres du groupe et tous les participant.e.s à l’événement ou l’activité pour lequel les lieux sont loués de la teneur du contrat. Les locataires déclarent accepter tous les termes et conditions de location prévus et présentés en annexe à la présente politique, et s’engagent à prendre tous les moyens et à donner toutes les directives nécessaires pour en garantir la fidèle exécution par l’ensemble des membres de leur groupe et des participant.e.s.
Les locataires s’engagent à respecter toute consigne supplémentaire qui pourrait être édictée par Espace pour la vie avant ou durant la tenue de l’activité, afin d’assurer la préservation des bâtiments, œuvres d’art et collections des musées d’Espace pour la vie.
